Versionierung von Dokumenten

Dokumente durchlaufen während und nach ihrer Erstellung häufig mehrere Stationen: Sie werden überarbeitet, korrigiert, ergänzt, angepasst und kommentiert. Um bei all den unterschiedlichen Bearbeitungsschritten nicht den Überblick zu verlieren, verfügt openforms 5 über eine Versionsverwaltung.

Wenn du ein neues Dokument anlegst, so liegt es automatisch in einer Version vor. In der Version werden alle Inhalte eines Dokuments gespeichert. Bei denmeisten Dokumententypen kannst du mehrere Versionen anlegen. Du findest alle Versionen eines Dokuments tabellarisch aufgelistet im Bereich Inhalt bearbeiten unter dem Reiter Versionen.

Die Tabelle beinhaltet folgende Informationen:

Die Versionsnummer (NR)
Die zuerst erstellte Version hat immer die Nummer 1. Es folgt die Version mit Versionsnummer 2 usw. Jede Nummer wird nur einmal vergeben. Auch Nummern von gelöschten Versionen werden zukünftig nicht noch einmal verwendet. Wenn also auf eine Version 4 die Version 7 folgt, dann ist davon auszugehen, dass die Versionen 5 bis 6 gelöscht worden sind.
Das Erstelldatum (ERSTELLT)
Zeitstempel für den Zeitpunkt der Erstellung.
Datum der letzten Änderung (GEÄNDERT)
Zeitstempel für den Zeitpunkt der letzten Änderung an der Version.
Nutzer, der die letzte Änderung vorgenommen hat (GEÄNDERT DURCH)
Benutzername des Nutzers, der die letzte Änderung vorgenommen hat.
Zeitraum, zu dem das Dokument im ausgewählten Status sein soll (AKTIV VON BIS)
Standardmäßig ist Immer eingestellt. Dies kann unter Dokumenteigenschaften geändert werden.
Status (STATUS)
Status der Version (Vgl. Versionstatus)

Richtig verwendet schafft die Versionierung Transparenz über alle Änderungen und Bearbeitungsschritte einem Dokument. Sie vereinfacht damit eine gemeinsame Bearbeitung durch verschiedene Nutzer und ermöglicht außerdem eine übersichtliche Archivierung von alten Versionen.