openforms 5 ist ein Formularbaukasten, der sowohl die Erstellung von Formularen, Umfragen und Prozessen erlaubt, als auch deren Auslieferung in das gewünschte Zielnetzwerk (Internet oder Intranet) übernimmt. Es können eigenständige Microsites oder auch nur Seitenbereiche (i-Frames) erstellt werden, die ein gewünschtes Seitentemplate nach Designvorlage bzw. Stylesheet verwenden. Bei der Erstellung von Formularen wird streng zwischen Inhalt und der Darstellung getrennt. Die redaktionelle Arbeit an Formularen und Prozessen im openforms 5 Frontend bietet ein revisionssicheres Arbeiten mit Vier-Augen-Prinzip, wie in einem Content Management Systemen. 
openforms besteht aus einer Admin/Redaktions-Instanz, zur Erstellung der Formulare sowie zur Konfiguration des Systems, und einer Frontend-Instanz, die publizierte Inhalte ausliefert.

Grundsätzlich ist jeder Anwendungsbereich, in dem ein elektronisches Formular Anwendung findet, umsetzbar. 

Meist lassen sich die Anwendungsfälle in eine der drei unten beschriebene Kategorien einordnen: 

• Fragebogen
  Beispielsweise eine Umfrage, die alle nötigen Eingabeelemente enthält, um eine Meinung oder Abstimmung zu einem Thema in einem Teilnehmerkreis zu ermitteln. Die Daten bzw. Angaben, die der Benutzer gemacht hat, können in einer openforms Auswertung dargestellt und als Daten exportiert werden. (Beispiel: Meinungsumfrage, Feedback, Retrospektiven, Abstimmungen, etc.)
  
  
• Formular
  Der Unterschied zu einem Fragebogen liegt darin, dass  bei einem Formular eine Datenausleitung erfolgt. Es können so genannte Transaktionsseiten angelegt werden, die z.B. PDFs (z.B Vertrag, Antrag, etc.) generieren, Emails versenden oder aber die Daten per Schnittstelle an ein Drittsystem übergeben. (Kontaktanfragen, Kreditkartenantrag, Depot/Kontoeröffnung, etc.)
  
  
• Komplexere Formulare (mit Business-Prozessen)
   Ein Prozess ist ein komplexeres Formular, in dem ein Workflow abgebildet werden kann. Der Ablauf der Arbeitsschritte kann von der Wechselwirkung der integrierten Schnittstellen und den Angaben auf dem Formular abhängig gemacht werden. Beispielsweise können anhand von verschiedenen Schnittstellen Daten angereichert (z.B. Kunden-Datenbank, Adressvalidierungen, etc.), überprüft (z.B. Bonität, Legitimation,etc.)  und ausgeleitet (z.B. Auftragsdatenbank, -System) werden. 
  (Bestandskundenprozesse, Digitale Kontoeröffnung, Terminanfragen, Datenänderungen, etc.)

Begrifflichkeiten

Ein paar Begriffe, die im folgenden häufig verwendet werden:

Besucher: jemand, der die Formularstrecken anschaut und hoffentlich auch ausfüllt.  Der Besucher ist anonym.

Authentifizierter Besucher:  Besucher, der sich (irgendwie) authentifiziert hat.  Es ist also bekannt, um wen es sich handelt.

Redakteur: derjenige, der Formularstecken bearbeitet.

Redaktions-System: Teil von openforms, in dem die Inhalte gepflegt werden.

Live-System: Teil von openforms, das für den Besucher die Inhalte zur Verfügung stellt.

Integrations- oder Vorschau-System: Stellt Inhalte für den Abnahme-Prozess zur Verfügung. Diese Inhalte sind noch nicht öffentlich zugänglich.