Jede Art von Inhalt (unabhängig davon, ob es ein Bild, eine Formularseite, eine Weiterleitung etc. ist) wird in openforms als Dokument angelegt.
Dokumente können als Container betrachtet werden. Abhängig vom Dokumententyp können sie wiederum Dokumente oder auch Formularbausteine (Absätze) enthalten. Der Dokumententyp bestimmt, welche Inhalte ein Dokument haben kann, und ob bzw. welche Dokumenttypen als Unterdokument erlaubt sind.
Dokumentenstruktur
Dokumente geben auch die Struktur der Inhalte vor. Ähnlich wie Ordner in einem Dateisystem, sind Dokumente streng hierarchisch organisiert. Es wird auch von der Baumstruktur von Dokumenten oder der Dokumentenstruktur gesprochen.
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In openforms werden alle übergeordneten Inhalte als Dokumente gespeichert. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieser Inhalt ein Bild, einer Formular- oder Ansichtsseite, ein Text oder, oder, oder ist.
Alle Dokumente werden dabei hierarchisch in eine Baumstruktur eingeordnet; ähnlich wie üblichen Dateistrukturen in bekannten Betriebssystemen wie Windows oder MacOs.
Dokumente können somit auch als Ordner fungieren und auf diese Weise selbst Dokumente enthalten.
Nachfolgendes Schema veranschaulicht die Dokumentstruktur in openforms:
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Die Baumstruktur erlaubt es, Inhalte wie Datenlisten, Bilder oder Texte zentral abzulegen und auf diese von verschiedenen Formularseiten aus zu referenzieren. Somit können die Inhalte wiederverwendet werden und bei Bedarf an
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einer zentralen Stelle aktualisiert
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werden
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Tipps für eine sinnvolle Dokumentenstruktur
Nicht immer ist es sinnvoll, Formulare und Medien bereits auf Ebene der Sprachversion klar voneinander in zu trennen.
Medien (in Form von Texten, Bildern, PDFs etc.) sollten nur dann in einem zentralen Medienordner abgelegt werden, wenn sie von mehreren Formularen genutzt werden. Wird ein Dokument ausschließlich von einem Formular genutzt, so ist es in der Praxis sinnvoller, einen Dokument des Typs Standard als Sammelordner sowohl für das Formular als auch für die (expliziten) Medien desselben anzulegen.
Im Strukturbaum kann dies wie folgt aussehen:
Verweise auf diese Medien (bspw. Mappinglisten in Bezug auf Auswahlfelder) können dann auf Standard-Ebene über den Tab Navigation gesetzt werden.
Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass sämtliche Medien wie auch Verweise an einer Stelle sind und gebündelt im- und exportiert werden können.
Rechte (Dokumente)
Dokumente können mit Rechten versehen werden, d.h nicht jeder Besucher kann alle Dokument lesen, bzw. nicht jeder Redakteur kann alle Dokument bearbeiten (siehe auch Dokumenten-Status und Freigabe und Rollen und Rechte).
Dokumentinhalte & Versionen
Die Inhalte eines Dokuments werden in Versionen abgelegt. Ein Dokument hat mindestens eine Version. Bei den meisten Dokumenttypen sind mehrere Versionen möglich.
Die Versionen enthalten alle Inhalte (Texte, Bilder, Formularfelder) die dem Besucher eines Dokumentes angezeigt werden. Der Inhalt einer Version kann durch Absätze weiter strukturiert werden.
Eine Referenz (Verweis) auf ein Dokument nutzt in der Regel die aktuellste Version eines Dokuments, das den Status In Produktion besitzt.
Publikations-Status (Versionen)
Ob ein Dokument für den Besucher zur Verfügung steht (das heißt über die Runtime-Instanz bzw. den Vorschau-Server aufgerufen werden kann), hängt von den Publikations-Status seiner Versionen ab. Diese sind:
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In jeder Version kann man über den Reiter Publizieren einen Publikations-Zeitraum bestimmen. Innerhalb des gesetzten Zeitraums wird die Version in Produktion gestellt.
Ein Dokument ist dann für einen Besucher lesbar/sichtbar, wenn es mindestens eine Version in Produktion enthält. Bei mehreren Versionen in Produktion wird die neueste Version angezeigt.
Siehe auch Dokumenten-Status und Freigabe
Leere Dokumente
Ein Dokument ist leer, falls die Version in Produktion keinen Inhalt hat. Leere Dokumente dienen zur Strukturierung der Inhalte und spielen eine besondere Rolle beim Auflösen von Referenzen.
Das Bild zeigt beispielhaft eine Dokumentenstruktur (es gibt mehr Dokumententypen als im Bild dargestellt)
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